مدیریت دورکاری چگونه با کمک شناسنامه شغلی آسان‌تر می‌شود؟
۱۳۹۹/۱۰/۱
آشنایی با مدیریت از راه دور و راهکارهای مدیریت و وظایف مدیر و کارمندان برای بهتر انجام شدن وظایف و پیشرفت امور. تاکید بر نقش شناسنامه شغلی در شفاف‌سازی وظایف و مسئولیت‌های مدیران و کارکنان و ابزارهای مدیریت از راه دور در این مقاله توضیح داده می‌شود
مدیریت دورکاری چگونه با کمک شناسنامه شغلی آسان‌تر می‌شود؟
ست گادین می‌گوید: «ابزار تولید کالاها و فرآورده‌های فکری، دیگر محدود به مکان جغرافیایی نیست؛ بلکه تابع استعدادها و بهره‌وری آن‌هاست.»
با شیوع بحران کرونا در جهان، سازمان‌های کوچک و بزرگ و کارکنان آن با تغییرات ناخواسته‌ای روبرو شدند که پیش از این تجربه آن‌ها را در این ابعاد نداشتند. مهم‌ترین این تغییرات، لزوم دورکاری و کار در خانه بود که از سوی مراجع رسمی کشورها به‌عنوان اقدامی اجباری و بهداشتی تجویز شد.
همچنین، بحث استخدام نیروی انسانی نیز دچار تغییرات زیادی شد و مصاحبه و استخدام از راه دور هم مطرح و متداول شد. هم‌اکنون نیروهای کار بسیاری هستند که پس از شیوع کرونا استخدام شده‌اند و هنوز یک‌بار هم با هم‌تیمی‌ها یا مدیر سازمان خود از نزدیک ملاقات نداشته‌اند.
در این فضای جدید کاری، که شاید دائمی هم باشد، موضوع شرح شغل‌های استاندارد و صلاحیت‌ها و شایستگی‌های لازم برای هر نیروی دیجیتال مارکتینگ، که ما به آن شناسنامه شغلی می‌گوییم، به‌شدت خودنمایی می‌کند.
اهمیت شناسنامه‌های شغلی در مرحله استخدام نیروی دیجیتال مارکتینگ نیز خودنمایی می‌کند. مدیران با استفاده از این شناسنامه‌ها بر اساس سندی قابل استناد و معتبر، می‌توانند نيروها و استعدادها را بهتر انتخاب کنند. از سویی، کارجوهای دیجیتال مارکتینگ نیز می‌دانند که برای چه جایگاه شغلی و با چه شرح وظایف و مسئولیت‌هایی وارد سازمان می‌شوند.
گرچه تا قبل از پاندمی کرونا، سازمان‌ها به طور موردی با افراد دورکار همکاری کرده بودند و از ثمراتی مثل گستردگی و تنوع نیروی کار در پهنه وسیعی از جغرافیا بهره‌مند شده بودند؛ اما باز ترجیح‌شان این بود که استعدادها در محل کار حضور داشته باشند تا هم کار تیمی بهتری را شکل دهند و هم نظارت بر انجام کارها راحت‌تر انجام شود.
در این بین، بعضی سازمان‌ها از قبل آمادگی نسبی‌ای برای دورکاری و مدیریت دورکاران داشتند؛ حتی برخی از آنان، پروتکل دورکاری هم داشتند؛ اما بیشتر سازمان‌ها و مدیران این آمادگی و مهارت را نداشتند و ممکن است هنوز هم نداشته باشند.
همان‌طور که متوجه شدید، دورکاری مزایا و معایب خود را دارد. اما با راهکارهایی که در این نوشته می‌آوریم، سعی می‌کنیم کیفیت دورکاری را برای شما، چه در جایگاه مدیر و چه نیروی کار، بالاتر ببریم.
تعریف دورکاری (remote work) در ویکی پدیا
انجمن بین‌المللی کار از راه دور (ITAC)، کار از راه دور را این‌گونه تعریف می‌کند: «به‌طور کلی، کار از راه دور نوعی آرایش کاری است که طی آن، افراد به شکل انعطاف‌پذیر از نظر زمان (پاره‌وقت یا تمام‌وقت) و از نظر مکان (در خانه، مراکز از راه دور، دفتر شرکت یا به‌شکل سیار) به انجام وظیفه و پاسخ به امور محول‌شده می‌پردازند.»
کمیسیون اروپایی کار از راه دور نیز، دور کاری را استفاده از کامپیوترها و ارتباطات راه دور برای تغییر موقعیت جغرافیایی محل کار و انجام وظایف شغلی می‌داند.
در این تعاریف، اشاره‌ای به مضرات یا منافع دورکاری نشده؛ اما در عمل، مدیریت دورکاری مشکلاتی را برای بعضی مدیران و کارکنان به وجود آورده است.
مهم‌ترین چالش‌های مدیران در مدیریت افراد دورکار
تجربه شرکت‌های موفق بیانگر آن است که بیشتر کارها باید به شکل حضوری و تیمی انجام شوند. با این کار، خلاقیت بالاتر می‌رود و امکان کنترل خروجی‌ها برای مدیر، آسان‌تر می‌شود. اما با توجه به شرایط جهانی مثل شیوع بیماری کرونا و الزامی شدن دورکاری، هم نیروی کار و هم مدیران باید خود را با آن وفق دهند.
در واقع، از آنجایی که انسان موجود انعطاف‌پذیری است و غریزه حیات قوی دارد، می‌تواند خود را با این شرایط هم وفق دهد. چه بسا شرایط و روال‌های کاری جدید به ایجاد یک سبک زندگی دورکاری بینجامد و بتواند زمینه‌های جدید از خلاقیت و کار تیمی را خلق کند.
بیشترین چالش‌های مدیریت منابع انسانی از راه دور، این موارد هستند:
● پیچیده و مشکل شدن پایش و ارزیابی عملکرد منابع انسانی
خصوصا برای مدیرانی که از مدل نظارت مستقیم استفاده می‌کنند، نظارت بر نیروهای دورکار سخت‌تر است و مدیر هم نمی‌تواند مدام برای پیگیری امور با افراد تماس بگیرد. همچنین، شرح وظایف افراد نیز در بعضی سازمان‌ها آن‌قدرها شفاف نیست که در دورکاری، تکالیف هر روز مشخص باشد.
در سازمان‌هایی که نگرش خروجی‌محور دارند و ملاک کارایی افراد را کمیت و کیفیت خروجی‌های مشخصی می‌دانند، این پایش راحت‌تر از سازمان‌های وظیفه‌محور انجام می‌شود. استعدادها نیز در چنین سازمان‌هایی وظایف‌شان را به‌خوبی می‌دانند.
برای نمونه، اگر در یک تیم دیجیتال مارکتینگ، اجرای یک کمپین تبلیغاتی به عنوان هدف با تاریخ سررسید دو هفته بعد تعیین شود و ۵ پنج بنر گرافیکی تا آخر هفته از گرافیست درخواست شود، وی در انتهای هفته باید این موارد را تحویل دهد. بنابراین، در خلال هفته هم تکلیف گرافیست مشخص است و هم مدیر نیازی به پیگیری مکرر کارهای گرافیکی کمپین را از ایشان ندارد.
● کاهش ارتباطات شغلی و تعاملات اجتماعی
نبودن افراد در یک مکان و زمان، باعث کم شدن تعاملات اجتماعی نیروها می‌شود که خود آثار جانبی منفی دارد؛ از جمله اینکه روحیه تیمی در افراد ضعیف می‌شود. مشتریان سازمان نیز ممکن است از این کاهش ارتباطات رنج ببرند و سوالات آنان پاسخ داده نشود یا پشتیبانی‌های لازم را دریافت نکنند.
در کل، ممکن است فرهنگ سازمانی در دورکاری دچار رکود یا انحراف شود و به برند کارفرمایی سازمان آسیب وارد شود.
● نبود مدیریت متمرکز بر شیوه انجام وظایف کارکنان
در دورکاری، مدیر نمی‌تواند مدام بر کار افراد نظارت کند یا از دورکارها مسئولیت‌خواهی کند. این پیگیری مداوم، هم هزینه‌بر است و هم در صورت تداوم، ممکن است حس بد بی‌اعتمادی را به سرمایه‌های انسانی سازمان منتقل کند. همچنین، هماهنگ کردن افراد تیم از دور هم کار آسانی نیست و زمان زیادی از مدیران می‌برد. مگر اینکه از قبل برای این کار آمادگی داشته باشند و رویکرد مدیریتی نتیجه‌گرا به جای رویکرد وظیفه‌گرا در سازمان، حاکم باشد.
● نیاز به امنیت اطلاعات و مقابله با تهدیدات شبکه‌ای
در دورکاری، بیشتر اسناد و مکالمات بر بستر اینترنت و شبکه مخابرات رد و بدل می‌شود. برای دیجیتال مارکترها این قضیه تقریبا ۱۰۰درصد است و همه‌چیز در بسترهای ارتباطی آنلاین ردوبدل می‌شود. حفظ امنیت این اطلاعات خیلی مهم است و مدیران باید به این نکته توجه داشته باشند که چه کسانی به فایل‌ها دسترسی دارند و پسوردها در دست چه کسانی است.
همچنین وقتی همه‌چیز آنلاین می‌شود، احتمال دستبرد و انواع حملات امنیتی هم بالا می‌رود. مدیران و کارمندان باید درباره این موضوعات مهم، دانش خود را بالا ببرند و به‌روز باشند.
● نیاز به بسترهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری
نیروهای دورکار خصوصا دیجیتال مارکترها معمولا از کامپیوتر و تجهیزات شخصی خود استفاده می‌کنند. اما ممکن است در مواردی نیاز باشد که مدیران، این وسایل را تامین کنند یا بودجه‌ای برای نگهداری و استهلاک آن‌ها اختصاص دهند.
همچنین نیاز به پلتفرم‌های مدیریت پروژه و اسناد و نرم‌افزارهای ارتباطی نیز از مواردی است که مدیران باید آن‌ها را تامین و در مواردی مدیریت کنند. آشنا نبودن با این ابزارها نیز برای مدیرانی که از قبل با آن‌ها آشنا نبوده‌اند ممکن است کمی دردسرساز شود.
مدیریت دورکاری و اهمیت شناسنامه شغلی
دورکاری در دیجیتال مارکتینگ، حتی قبل از شیوع کرونا و خانه‌نشینی اجباری دیجیتال مارکترها هم امری متداول بود.
با توجه به چالش‌هایی که مدیران در مدیریت از دور دارند، شفاف و مشخص بودن شرح وظایف افراد تیم، می‌تواند کمک شایانی به مدیران بکند تا بتوانند از هر کسی مطابق وظایفش مسئولیت بخواهند.
همچنین، در بحث استخدام دیجیتال مارکتر هم کارفرماها می‌توانند با شفافیت بیشتری عمل کنند و نیروهای بهتری انتخاب کنند. در واقع، مدیران می‌بایست علاوه بر شرح وظایف استاندارد هر شغل، صلاحیت‌ها و شایستگی‌های استعدادهای مورد نظر را هم در شناسنامه‌های شغلی بیان کنند.
شناسنامه‌های شغلی برای دیجیتال مارکترها نیز در هر جایگاه شغلی‌ای که باشند، سودمندند. چه در استخدام و چه در مشخص بودن وظایف روزانه و دوره‌ای‌‌شان.
شایستگی‌های جدیدی که در دورکاری لازم می‌شود
برخی از مشکلاتی که در دورکاری برای استعدادها و متخصصان ممکن است پیش بیاید، با آموزش قابل حل است. مثلا، بی‌حوصلگی یا عدم تمرکزی که در دورکاری‌های طولانی‌مدت می‌تواند رخ دهد با یادگیری مهارت‌هایی قابل پیشگیری و درمان است.
طولانی شدن دورکاری، ایجاد یا تقویت شایستگی‌های جدیدی را در منابع انسانی، ایجاب می‌کند که می‌تواند به عنوان شایستگی‌های شغلی به شناسنامه شغلی اضافه شود.
به عنوان نمونه، شایستگی خودمدیریتی که در شناسنامه‌های دیجیتال مارکتینگ کارشناسان دیجیتال مارکتینگ وجود دارد، می‌تواند در دورکاری بیشتر مورد توجه قرار گیرد یا شایستگی مدیریت زمان نیز به آن افزوده شود.
راهکارهای مدیریت بهتر دورکاران
مدیران برای پیشگیری یا حل تعارضات و مشکلات دورکاری می‌توانند این راهکارها را به کار بندند:
1.توجه به آموزش کارکنان دورکار
در دوره دورکاری، آموزش کارکنان و حتی خود مدیران اهمیت بالایی می‌یابد؛ چون نیاز به مهارت‌ها یا شایستگی‌های شغلی جدیدی پیدا می‌شود که قبلا خیلی محل توجه یا مورد نیاز نبوده است.
از مهم‌ترین این شایستگی‌ها، مهارت‌های مدیریت زمان، خودمدیریتی و حل مسئله است. این شایستگی‌ها، بسته به جایگاه شغلی دیجیتال مارکترها که شان مدیریتی دارد یا کارمندی، به دو مدل شایستگی مدیران و کارشناسان تقسیم می‌شود.
2.تعامل و ارتباط با افراد تیم برای حل مشکلات کاری، مالی و استرس‌ها
طولانی شدن دوره دورکاری، حتی برای کسانی که از قبل آمادگی آن را داشته‌اند، هم ممکن است سخت شود. علاوه بر این، شرایط اقتصادی روز و استرس‌های ناشی از آن هم می‌تواند تمرکز کاری افراد را بر هم بزند.
تا زمانی که دورکاری به‌عنوان یک سبک زندگی حرفه‌ای در جامعه پذیرفته نشده، مدیران باید با حفظ تعامل و روحیه دادن به نیروی کار، تحمل و تاب‌آوری آنان را تقویت کنند.
دورکار بودن سرمایه انسانی سازمان نباید دلیلی بر این باشد که مدیران مشکلات کاری، مالی و سایر فشارهای روانی کارمندان را فراموش کنند.
3.پیگیری بهره‌وری افراد با دریافت گزارش کار روزانه و پرسش از موارد مبهم
شاید همه نیاز به پیگیری مکرر کارها نداشته باشند. در صورتی که شرح وظایف دیجیتال مارکترها براساس یک شناسنامه شغلی استاندارد تهیه شده باشد و گزارش‌دهی روزانه یا دوره‌ای وجود داشته باشد، پیگیری بهره‌وری و کارآیی افراد می‌تواند به مدیریت و کنترل اوضاع توسط مدیر کمک کند.
در مواردی که مدیر احساس کند فردی در انجام وظایفش با مشکلی روبروست، باید بلافاصله با وی ارتباط برقرار کند و علت را جویا شود. البته، هرچه مدیر ارتباط صمیمانه‌تری برقرار کند و انگیزه‌دهی بیشتری داشته باشد، نتیجه بهتری خواهد گرفت.
4.تولید خبرنامه هفتگی داخلی
یکی از کارهایی که روحیه تیم دیجیتال مارکتینگ را بهتر می‌کند، مطلع شدن از وضعیت کسب‌وکار و تاثیر فعالیت‌های دیجیتال مارکتینگی تیم است.
تهیه گزارش هفتگی از روند کارها در مسیر اهداف و ارائه دستاوردهای هر چند کوچک افراد می‌تواند به تیم امیدواری دهد. طبیعتا بهتر است که این گزارش توسط همه بخش‌های سازمان تکمیل شود.
5.استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
در دورکاری نمی‌توان فایل‌ها را با فلش به نفر کناری داد! و همچنین نمی‌توان برای هر توضیحی از پشت میز با هم‌تیمی یا مدیر ارتباط گرفت.
خوشبختانه نرم‌افزارها و پلتفرم‌های مدیریت پروژه بسیاری تولید شده‌اند که مدیر باید بتواند با آن‌ها کار کند. خبر خوب این است که این نرم‌افزارها معمولا به آسانی قابل یادگیری هستند.
6.منعطف کردن فرهنگ سازمانی
با توجه به ویژگی‌های فرهنگی و مذهبی افراد، فرهنگ سازمانی را منعطف کنید. در دورکاری، افراد در محل زندگی خود مشغول کارند و ممکن است آداب و رسومی داشته باشند که اطلاع مدیر از آن‌ها و احترام گذاشتن به آن‌ها مهم است. مثلا مناسبت‌های مذهبی یا فرهنگی خاص.
7.فعالیت‌های غیرکاری یا بازی تدارک ببینید
برای صمیمیت و تقویت روحیه تیمی، جلسات غیرکاری یا بازی گروهی ترتیب دهید. انواع بازی‌های آنلاین برای این کار وجود دارد. همچنین، بازی‌های جدی را، که جنبه آموزشی هم داشته باشد، نیز می‌توانید انجام دهید.
8.جلسات روزانه (استندآپ) داشته باشید
اگر با مدیریت پروژه با روش چابک آشنا باشید، حتما اسم جلسات استندآپ به گوش‌تان خورده است. این جلسات کوتاه‌مدت برای بیان مختصر کارهای در دست انجام و انجام‌شده افراد تیم برگزار می‌شود. هر فرد باید ظرف مدت کوتاهی مشکلات و چالش‌های کاری‌اش را هم بیان کند تا اگر کسی راه‌حلی داشت، بیان کند.
در دورکاری، این جلسات باید به شکل آنلاین برگزار شوند و یک نفر به‌عنوان مدیر جلسه، نقش‌آفرینی کند تا مشکلات را در جایی ثبت کند.
شرکت‌های داخلی و خارجی بسیاری در دوره شیوع ویروس کرونا و دورکاری اقدام به تهیه یا انتشار پروتکل‌ها و شیوه‌نامه‌های دورکاری خود کردند.
در اینجا توجه شما را به راهنمای عملی شرکت مایکروسافت برای دوران دورکاری جلب می‌کنیم:
وظایف کارشناسان و فریلنسرهای دورکار دیجیتال مارکتینگ
مدیریت دورکاری فقط نباید بر دوش مدیران باشد؛ بلکه همه افراد یک سازمان باید برای بهتر انجام شدن کارها، احساس مسئولیت کنند. کارشناسان و فریلنسرهای دیجیتال مارکتینگ باید این کارها را انجام دهند:
1.آگاهی از شرح وظایف خود
دیجیتال مارکترها باید شرح وظایف خود را بر اساس شناسنامه شغلی و انتظارات سازمان به خوبی بدانند. اطلاع از سنجه‌های کیفی و کمی عملکرد (KPI) و OKRها برای هر جایگاه شغلی نیز اهمیت بالایی دارد.
2. حفظ انگیزه خود و سایر اعضای تیم
رفتار مخربی که در برخی سازمان‌های غیرحرفه‌ای دیده می‌شود، حرف زدن پشت سر هم و از بین بردن انگیزه دیگر افراد با بیان مکرر و بزرگ‌نمایی مشکلات سازمان است. این کار به نوعی سوراخ کردن کشتی‌ای است که همه بر آن سوارند. بنابراین، یکی از وظایف اخلاقی و حرفه‌ای افراد خصوصا در دورکاری این است که به خود و دیگر هم تیمی‌ها انگیزه و دلگرمی دهند و برای حل مشکلات به مدیر پیشنهاد دهند. البته این موضوع به شایستگی حل مسئله و تفکر سیستمی داشتن افراد هم مرتبط است.
3.توجه به یادگیری و توسعه فردی
در دورکاری نیاز به بعضی شایستگی‌های شغلی، که همان مهارت‌های نرم هستند، بیشتر احساس می‌شود. از سوی دیگر، چون زمان رفت‌وآمد به محل کار نیز حذف شده است، کارکنان وقت بیشتری برای یادگیری و توسعه فردی دارند.
خوشبختانه دوره‌های آنلاین رایگان و پولی باکیفیتی هم در دسترس همه قرار دارد. دیجیتال مارکترها، که باید همیشه به‌روز باشند، باید از این فرصت استفاده کنند و از دوره‌های مختلف آموزشی بهره کافی را ببرند.
4.تلاش در جهت حفظ و افزایش کارایی
درست است که دورکاری، مخصوصا اگر طولانی شود، ممکن است،روزمرگی یا خستگی یا حتی ضعف قوای بدنی را به همراه آورد؛ اما هیچ‌کس مثل خود انسان نمی‌تواند حال خودش را متوجه شود و به داد خودش برسد. پس، با ورزش کردن، مدیتیشن، گوش کردن به موسیقی و تکنیک‌های مدیریت زمان باید برای حفظ و ارتقای خود تلاش کرد.
5.گزارش‌دهی منظم
حتی اگر مدیر از کارمندان خود نخواهد که گزارش روزانه بدهند، توصیه می‌شود که برنامه هر روز را از روز قبل بدانند و گزارش کارهای روزانه را ثبت کنند. ثمرات این کار در آینده مشخص خواهد شد. این گزارش‌ها با کمک پلتفرم‌هایی که در بخش بعد معرفی می‌کنیم، به راحتی قابل ثبت و ارائه است.
6.حفظ ارتباط با سایر اعضا و مدیران
شاید نیاز به تکرار این جمله کلیشه‌ای نباشد که انسان موجودی است اجتماعی و نبودن در اجتماع به او استرس وارد می‌کند. پس، به عنوان آخرین توصیه باید این را بگوییم که سعی کنید به هر نحوی که ممکن است، ارتباطات اجتماعی خود را نه تنها حفظ کنید بلکه بیشتر و عمیق‌تر هم کنید. در شبکه‌های اجتماعی با دوستان خود و افراد جدید ارتباط بگیرید.
چه بهتر که دورکاری فرصتی برای نزدیک شدن همه از جمله تیم‌های دیجیتال مارکتینگ به یکدیگر شود.
معرفی ابزارهای ارتباط و مدیریت پروژه دیجیتال مارکتینگ
خوشبختانه ابزارهای ارتباطی و مدیریت پروژه آنلاین آن‌قدر توسعه یافته و بالغ شده‌اند که مشکلی از این جهت برای تیم‌های دورکار به وجود نمی‌آید.
بسته به اندازه پروژه‌ها، تعداد افراد تیم و مدل‌های مدیریت پروژه، پلتفرم‌ها و ابزارهای ارتباطی بسیاری قابل استفاده است. ما در این بخش به برخی از ابزارهای متداول و مشهور اشاره می‌کنیم.
بسترهای مدیریت پروژه از راه دور
نرم‌افزارهای زیر، که تقریبا همگی پلن استفاده رایگان هم دارند، در بیشتر تیم‌ها استفاده می‌شوند:
● ترلو
● اسلک
● آسانا
● مایکروسافت پروجکت
● بیس کمپ
● تسکولو
بسترهای اشتراک و مدیریت فایل‌ها و اسناد پروژه
● گوگل درایو و دراپ باکس برای مدیریت اسناد و فایل‌ها
● گوگل شیت برای ثبت ساعات کاری یا اشتراک هرگونه فایل اکسلی آنلاین
● گوگل داکس برای اشتراک فایل‌های متنی و نظرخواهی آنلاین روی آن‌ها
● ادوبی XD برای کار روی پروژه‌های UX و طراحی رابط کاربری سایت و اپلیکیشن
نرم‌افزارهای ارتباطی تصویری، صوتی و متنی
● اسکایپ
● زوم
● هنگ‌اوت
● واتس‌اپ
● تلگرام
نظرها